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Asesoría Gerencial: ¿Cómo hacer un Plan de Negocios?

Hagamos el esfuerzo por desarrollar los proyectos con que contemos, con el cuidado que las circunstancias requieren, para que los cambios que indudablemente vendrán nos encuentren preparados para aprovechar los buenos vientos que pronto soplaran en Venezuela. JCHB

¿QUÉ DEBEMOS CONSIDERAR AL REALIZAR UN PLAN DE NEGOCIOS?

El plan de negocios es un documento fundamental para el empresario, tanto para una gran compañía como para una PYME. En distintas situaciones de la vida de una empresa se hace necesario mostrar en un documento único todos los aspectos de un proyecto: para su aprobación por superiores dentro de la organización, para convencer a un inversionista a que invierta, para respaldar un pedido de crédito, para presentar una oferta de compra / venta, para conseguir una licencia o una franquicia de una compañía local o extranjera, o para interesar a un potencial socio, a participar en Nuestro proyecto.

El plan de negocios es algo así como el currículum vitae de un proyecto, y en muchos casos es una exigencia de Banqueros, Gerentes e Inversionistas. La aprobación de un proyecto no depende sólo de una buena idea sino también de que se pueda demostrar su factibilidad y presentarla en forma contundente y convincente. Pero el plan de negocios es también una herramienta de trabajo, ya que durante su preparación se evalúa la factibilidad de la idea, se buscan alternativas y se proponen cursos de acción; una vez concluido, orienta la puesta en marcha del proyecto.

¿Qué es un plan de negocios? El plan de negocios reúne en un documento único toda la información necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiamiento, socios o inversionistas, y sirve como guía para quienes están al frente de la empresa.

En el proceso de realización de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalúan los resultados que se obtendrán al accionar sobre ésta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha.

Según sea la magnitud del proyecto, la realización del plan puede llevar unos días o varios meses, ya que no se trata sólo de redactar un documento sino de imaginar y poner a prueba toda una estructura lógica. ¿Se puede vender esta cantidad a este precio?, ¿Con esta estructura se puede responder a esta demanda?, ¿Es esta inversión suficiente para este crecimiento proyectado?.

Es importante destacar que si bien los aspectos financieros y económicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse sólo a planillas de cálculo y números. La información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos.

Los objetivos. Ninguna empresa que pretenda competir en los complejos mercados actuales puede pasar por alto la tarea de imaginar escenarios futuros. El plan de negocios muestra en un documento el o los escenarios más probables con todas sus variables, para facilitar un análisis integral y una presentación a otras partes involucradas en el proyecto (inversionistas, socios, bancos, proveedores, clientes).

Las ideas en abstracto pueden ser geniales, pero si no se tiene en claro cómo transformarlas en Realidad, pueden no encontrar apoyo, tambalearse frente a los problemas o quedar olvidadas en El tiempo.

Los objetivos que justifican la elaboración de un plan de negocios difieren según el momento de la vida de la empresa, el tipo de negocio que vaya a planificarse, y el País en que el Proyecto de Domicilie. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocios son:

  • Tener un documento de presentación de un proyecto a potenciales inversionistas, socios o compradores.
  • Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiero y operativamente, antes de su puesta en marcha.
  • Buscar la forma más eficiente de llevar a cabo un proyecto.
  • Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.
  • Prever necesidades de recursos y su asignación en el tiempo.
  • Evaluar el desempeño de un negocio en marcha.
  • Valuar una empresa para su fusión o venta.
  • Guiar la puesta en marcha de un emprendimiento o negocio.

En las PYMES, donde las decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, fundamentalmente por factor costos / presupuesto; la elaboración de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante de los empresarios (o los caprichos de estos) y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de información y análisis.

Antes de empezar. Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio. Antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea.

La realización de un plan de negocios no se limita a una tarea de redacción. No es un proceso lineal. Por lo tanto, suele resultar necesario volver a analizar cada punto frente a cada avance. Por esto, es recomendable utilizar una computadora que permita ir acumulando la información y modificándola, antes de llegar a la versión final.

Cada punto debe tener sentido en su relación con los demás, y debe ser consecuencia de un análisis en profundidad, que suele llevar tiempo. Si bien el tiempo invertido puede significar costos, en realidad, se trata de una inversión. Un plan de Negocios bien realizado, indica qué hacer y cómo hacerlo, lo que permite ahorrar tiempo y evitar contratiempos posteriores. Llega incluso a considerarse un activo en la evaluación de un negocio, ya que lo convierte en un negocio con «manual de instrucciones», como es el caso de las franquicias.

Antes de comenzar su elaboración, es bueno organizar la información disponible, detectar cuál es la información faltante y determinar cómo se conseguirá, además de pensar si se está en condiciones de realizarlo solo, o si se necesitará la participación de otras personas o equipos (responsables de áreas, abogados, contadores, etc.). Durante la elaboración del plan debe tener ¿Aprobación de una idea?, ¿un buen análisis para Uno mismo?), considerando cuál es la idea a  tenerse en cuenta qué se quiere lograr con él (¿conseguir Dinero?). Información que le interesa a quien lo recibirá y de qué se le intenta convencer, pero cuidando también que la visión personal no quite a la información presentada el sustento objetivo.

COMPONENTES

El plan de negocios recorre todos los aspectos de un proyecto. Los capítulos que se desarrollarán en el dossier incluyen: resumen ejecutivo, introducción, análisis e investigación de mercado, análisis Swot, estudio de la competencia, estrategia, factores críticos de éxito, plan de marketing, recursos humanos, tecnología de producción, recursos e inversiones, factibilidad técnica, factibilidad económica, factibilidad financiera, análisis sensitivo, dirección y gerencia, conclusiones y anexos.

(1) Resumen Ejecutivo

Es un breve análisis de los aspectos más importantes de un proyecto, que se ubica delante de la presentación. Es lo primero que lee el receptor del proyecto, y quizás, por falta de tiempo, lo único, Debe describir en pocas palabras el producto o servicio, el mercado, la empresa, los factores de éxito del proyecto, los resultados esperados, las necesidades de financiamiento y las conclusiones generales. Si bien se ubica al comienzo del plan, es conveniente realizarlo al final, después de haber analizado todos los puntos. Su extensión es clave: no más de dos páginas, preferentemente sólo una.

El objetivo de este resumen es captar la atención del lector y facilitar la comprensión de la información que el plan contiene, por lo que se debe prestar especial atención a su redacción y presentación.

(2) Introducción

Antes de comenzar el desarrollo se debe contextualizar el plan, describiendo:

  • Cuál es el negocio que se desarrollará.
  • Quiénes realizan la presentación del plan, ¿Cuándo?, ¿Cómo?, ¿Dónde? y para qué.
  • Si se trata de una empresa en marcha, cuál es su misión y su trayectoria.
  • Cuál es la fecha de presentación y si existe un plazo para la aprobación del plan.
  • Cuál es el enfoque con que se preparó el plan.

(3) Análisis e investigación de mercado

Pocos errores son tan graves como lanzar un producto o servicio sin conocer en profundidad el mercado en que se pretende obtener un Share de este. La investigación de mercado se utiliza para conocer la oferta (cuáles son las empresas o negocios similares y qué beneficios ofrecen) y para conocer la demanda (quiénes son y qué quieren los consumidores). El plan de negocios refleja algunos sucesos históricos (trayectoria de la empresa, del mercado, del consumo, etc.), pero fundamentalmente describe situaciones posibles en el futuro.

En sus resultados se fundamenta gran parte de la información de un plan de negocios: cuáles son las necesidades insatisfechas del mercado, cuál es el mercado potencial, qué buscan los consumidores, qué precios están dispuestos a pagar, cuántos son los clientes que efectivamente comprarán, por qué comprarán, qué otros productos o servicios similares compran actualmente.

Si bien no en todos los casos es imprescindible contratar una investigación de mercado extrema, debe buscarse información sobre la demanda que responda estas preguntas, sustentando la propuesta del plan de negocios. Fuentes como revistas y diarios especializados, cámaras empresariales, internet, consultores o personas que ya están en el mercado pueden aportar información valiosa.

(4) Análisis Swot

El análisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities’, Threatens) o FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una herramienta estratégica que se utiliza para conocer la situación presente de una empresa. Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y las fortalezas y debilidades internas de la organización.

El propósito fundamental de este análisis es potenciar las fortalezas de la organización para

  • Aprovechar oportunidades.
  • Contrarrestar amenazas.
  • Corregir debilidades.

Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la organización, en su contexto. Esto implica analizar:

  • Los principales competidores y la posición competitiva que ocupa la empresa entre ellos.
  • Las tendencias del mercado.
  • El impacto de la globalización, los competidores internacionales que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones.
  • Los factores macroeconómicos sociales, gubernamentales, legales y tecnológicos que afectan al sector. Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organización.

Deben evaluarse:

  • Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
  • Eficiencia e innovación en las acciones y los procedimientos.
  • Capacidad de satisfacer al cliente.

Preguntas guía:

  • ¿Para qué se armará el plan de negocios?
  • ¿Quiénes lo elaborarán? ¿Cuáles son los plazos?
  • ¿Cuál es el punto de partida?
  • ¿Cuáles son los supuestos?
  • ¿Cuáles son los productos o servicios?
  • ¿Cuáles son las fortalezas que permitirán tener éxito en este negocio?
  • ¿Cuáles son las debilidades que se deben corregir?
  • ¿Cómo se corregirán?
  • ¿Cuáles son los factores que pueden poner en peligro el proyecto (amenazas)?
  • ¿Cómo se neutralizarán o enfrentarán?
  • ¿Cuáles son las oportunidades que pueden favorecer el negocio?
  • ¿Cómo se hará para aprovecharlas y para aumentar la probabilidad de que se presenten?
  • ¿Qué se conoce sobre la demanda?
  • ¿Quiénes son los consumidores?
  • ¿Qué buscan?
  • ¿Cómo se van a satisfacer sus necesidades?
  • ¿Cuántos son los consumidores potenciales?
  • ¿Y cuántos los que realmente comprarán?
  • ¿Qué fuentes permiten llegar a estas conclusiones?

Entonces, tenemos que el plan  de  negocios  es  un  documento  que  se  utiliza  para  analizar,  evaluar y  presentar un Proyecto Industrial y/o Comercial. Con él se examinan las alternativas para llevará adelante un negocio, evaluando la factibilidad técnica (¿puede hacerse?), económica (¿dará los resultados esperados?) y financiera (¿existen los recursos necesarios?).

El plan de negocios resume las variables producto o servicio, producción, comercialización, Recursos humanos, costos y resultados, finanzas. El plan de negocios resume también las variables producto o servicio, producción, comercialización, recursos humanos, costos y resultados, finanzas.

Comienza con una síntesis que engloba: el resumen ejecutivo; a continuación, presenta una introducción y luego el cuerpo principal, integrado por capítulos o acepciones, en los que se aborda el proyecto desde distintas perspectivas.

Es fundamental incluir en el plan de negocios los resultados del análisis y la investigación del mercado en el que se operará, incluyendo las fortalezas y/o debilidades del país desde donde se operara el proyecto, y un análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa y de las amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno.

Síntesis. 

  • Etapa del ciclo de vida Nombre del plan Objetivo de la empresa Variable clave Start up
  • Plan de negocios de un nuevo lanzamiento
  • Penetración de mercado
  • Participación en el mercado
  • Plan de negocios de una nueva empresa
  • Atraer una pyme o una corporación
  • ROL* de la Pyme
  • ROL de la corporación
  • Crecimiento
  • Plan de negocios de monitoreo
  • Penetración de mercado
  • Aumento de la rentabilidad
  • Participación en el mercado
  • Productividad
  • Plan de negocios
  • Madurez
  • Plan de negocios de monitoreo Chequeo de mercado
  • Aumento de rentabilidad
  • Participación en el mercado
  • Productividad
  • Plan de negocios buy out Valuar la empresa Valor actual neto y valor de la marca
  • Declinación
  • Buy out** Valuar la empresa Valor actual neto y valor de la marca

FINALMENTE

El plan de negocios resume las variables producto o servicio, producción, comercialización, recursos humanos, costos y resultados, finanzas. Comienza con una síntesis que engloba: el resumen ejecutivo. A continuación presenta una introducción y luego el cuerpo principal, integrado por capítulos o acepciones, en los que se aborda el proyecto desde distintas perspectivas.

 Es fundamental incluir en el plan de negocios los resultados del análisis y la investigación del mercado en el que se operará y un análisis de fortalezas y debilidades de la empresa y de las amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno.

Esta parte del trabajo que Hoy les presentamos Nos introduce a la Planificación Estratégica Gerencial, que según el País donde se residencie el proyecto ha de hacerse Anual, Bienal, Trienal y/o Quinquenal, según la variable de moneda y cambio que el país receptor tenga como moneda de curso legal, más los objetivos y resultados siempre han de presentarse en Dólares Americanos, por ser todavía la moneda que rige el intercambio global a la fecha.

Para quien suscribe, siempre es una satisfacción cumplir con el deber, la obligación de aportar Gerencia al equipo de Dirección de las Empresas que tenemos el Privilegio de Representar en Condiciones de Asesores Nombrados en las áreas de Nuestras Experticias Gerenciales y Empresariales, y así seguir cumpliendo con el compromiso asumido con nuestros representados, de Asesorarlos “a tiempo y con la verdad”

Conscientes como lo estamos, de que en adelante, una vez que la pandemia que todavía nos afecta, sea Historia (como lo han sido las diez anteriores de las que tenemos memoria), Nada será igual, en el Mundo y en Nuestro País, es recomendable, ahora que todavía tenemos el tiempo de Planificar Gerencialmente Nuestro Futuro, y por ejemplo, incorporara a nuestras Operaciones el TELETRABAJO, que llegó para quedarse, poner a la orden, la Matriz gerencial de la que trata este trabajo, a los fines de permitirles una opción más a las alternativas que estamos seguros, tiene en estudio, a los fines consiguientes.

Somos de Uds.
JCHB. Lic. Jorge Amador Chávez Bocanegra
Presidente Ejecutivo
C. C. Lic. Ana María Maimus de Chávez
Socia, Directora de Operaciones