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¿Cómo aumentar la productividad en tiempos de crisis?

GTD® PARA AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD
<Getting Things Done> (GTD®)

Si bien es cierto, que La Gerencia por Objetivos, es la mejor forma de Gerenciar las Empresas en tiempos de Crisis como la que todavía transitamos en Venezuela, la aplicación puntual de (GTD®)  contribuirá determinantemente a solucionar problemas puntuales de Co-Gestión Gerencial puertas adentro de la Empresa. Veamos:

Esta metodología se encuentra entre las más prácticas y efectivas para lograr una mayor productividad. Lejos de ser una técnica abstracta, GTD® es extremadamente pragmática y estructurada. GTD® tiene «reglas» que te permiten elegir qué tareas deben resolverse lo antes posible y cuáles posponer. También implica aspectos muy prácticos sobre la organización de las actividades cotidianas. ¡No pierdas más tiempo y aprende ahora cómo mejorar la productividad de tu equipo!

¿Qué es GTD®? GTD® es la abreviatura de Getting Things Done®. Es un método creado por el reconocido consultor norteamericano David Allen para gestionar compromisos, información y comunicaciones. Permite un mayor rendimiento, capacidad de logro e innovación y alivia la sensación de sobrecarga, lo que genera mayor enfoque, claridad y confianza.

El gran propósito de esta metodología es pasar menos tiempo haciendo las cosas que debes hacer en tu rutina de trabajo para tener más tiempo para lo que sea que quieres hacer, lo que significa mayor innovación en tu vida personal y profesional.

Es común encontrar personas que acumulan numerosas tareas, compromisos y proyectos al mismo tiempo, desde estudiantes hasta altos ejecutivos del mundo corporativo. Esto se debe a que nuestro mundo actual exige velocidad para seguirle el ritmo, lo que se traduce en más productividad en el menor tiempo posible.

Está comprobado que este exceso de información, demandas y presión hace que las personas se preocupen y estresen. Esto tiene efecto opuesto a la optimización esperada; es decir, empeora el desempeño no sólo en lo profesional sino también en lo personal.

Pero, ¿Es posible lograr todo lo que se tiene que hacer con alta eficiencia?

¿CÓMO IMPULSAR LA PRODUCTIVIDAD  DE TU EMPRESA, GRACIAS A UN EQUIPO PROFESIONALMENTE, MOTIVADO?

  1. Proporcionar un buen ambiente de trabajo en la Empresa, es fundamental.-
    El lugar de trabajo debe ser un espacio agradable y organizado. Los escritorios repletos de papeles y otros objetos son una invitación a la dispersión y a la baja productividad. El espacio debe ser ventilado y con buena iluminación. Tampoco ayudan a lograr una alta productividad y eficiencia, los espacios llenos de personas. No solo influye el entorno físico: el estado de ánimo también cuenta. Los entornos de trabajo relajados que ofrecen libertad a los empleados tienden a contribuir más a la productividad de la empresa. Así que tómate el tiempo y el esfuerzo para mejorar estos aspectos.
  2. Recuerda: un equipo motivado profesionalmente es sinónimo de mayor rendimiento
    Así como la organización y la limpieza del lugar de trabajo son importantes, un equipo motivado, unido ayuda mucho a aumentar la productividad de una organización. Por lo tanto, cree espacios para que los empleados socialicen, promuevan eventos y actividades para que el trabajo sea más placentero. Establezca objetivos alcanzables y recompensas compatibles con el tipo de trabajo a realizar en la Empresa. Pueden parecer gastos, pero al final serán inversiones bien aplicadas.
  3. Ofrece herramientas para aumentar la productividad.
    Actualmente, es posible contar con varias herramientas, tecnológicas o tradicionales, para una mejor gestión de las tareas. Existen en el mercado miles de herramientas con características diferentes que se adaptarán mejor a cada tipo de profesional. Todoist, Trello, Asana, Wunderlist, One-Note… son solo algunas de ellas.
    Además de herramientas tecnológicas, el gerente moderno también puede desarrollar habilidades para la optimización de su productividad y la de su equipo: las técnicas de administración de tareas son metodologías de fácil aplicación que ciertamente ofrecen muchos beneficios.

CÓMO APROVECHAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA EMPRESA, CON GTD®

GTD® no impone reglas sobre cómo el usuario hace su trabajo. En esencia se basa en cinco pasos para lograr un alto nivel de organización y eficiencia.

CAPTURAR:

El primer paso es enumerar las tareas y compromisos que tienes que hacer. Cualquier tarea que llame tu atención debe registrarse, de esta forma no tendrás que volver a pensar en ella hasta que sea el momento de procesarla, revisar o el momento en que la vas a realizar. Enumera todos los eventos que sean relevantes, es decir, que deseas recordar más adelante.

CLARIFICAR:

Este es el paso en el que desarrollará el significado de cada captura. No es suficiente escribir cuál sería una tarea en particular, es importante decidir qué hacer con ella. Puede requerir una acción, o varias, puede convertirse en un archivo o basura. ¿Cómo puedes resolverlo? En términos generales, las tareas se pueden completar, archivar, y ejecutar.

ORGANIZAR:

Agrupar elementos de acción por categoría, recursos y prioridad. Archiva tus referencias para que puedas ubicarlas sin esfuerzo cuando las necesites. Designa fechas en las que puedas hacer los asuntos y establece recordatorios para poder realizar un seguimiento de ellos.

REFLEXIONAR:

Reflexiona sobre tus tareas pendientes. En segundo lugar, debes hacer una revisión periódica en profundidad para que puedas ver tu progreso real, o dónde necesitas ajustar tus prioridades y determinar cómo funciona el sistema para ti y tu vida. Primero, mira el calendario, donde están todos tus compromisos con fecha y hora específicas para reorganizar cada una, si es necesario. Luego revisa tus acciones para cancelar las ya hechas e incluir al menos una nueva acción en cada proyecto activo. La idea es planificar tu próxima semana y asegurarte de tener suficiente tiempo y energía para completar y comenzar tus tareas.

EJECUTAR:

Los pasos anteriores sirven para alcanzar esta fase, el objetivo final del proceso. Es el momento de involucrarte y comenzar a trabajar, ya que todo el inventario de tu vida, profesional y personal, está completo y actualizado. Tus tareas y responsabilidades se dividen en piezas manejables, que te permiten comenzar a hacerlas fácilmente sin distraerte o priorizar la más importante. No habrá confusión sobre lo que será más importante o lo que debe hacerse primero y podrás pasar menos tiempo pensando en qué hacer y cómo trabajar, y más tiempo trabajando. Esto tendrá un mayor impacto en los resultados de la compañía y tiempo libre para mantener una vida personal equilibrada.

CONCLUSIONES PRACTICAS.-

La aplicación de la Gerencia por Objetivos en la Empresa, en tiempos de Crisis como la que transitamos, debe de ser practicada conscientemente, teniendo en cuenta las Limitaciones con que “Nos tropezamos” en el día a día, y “Por ahora” en esta nuestra Venezuela.

Es común que muchos profesionales se dejen absorber por las numerosas tareas de la oficina y, a menudo sin darse cuenta, existe un fuerte desequilibrio entre lo profesional y lo personal. La solución a este tipo de problemas, es la misma que los Gerentes Inteligentes han usado desde siempre:

Ocúpate de los problemas que puedes solucionar con lo que tienes y no pierdas el tiempo, tratando de resolver todos los problemas de la Empresa, especialmente; esos que no son de tu competencia; que no dependen de ti, su ¡Solución!, porque esos problemas, cuya solución, no dependen de Ti, te restan tiempo que es uno de los factores determinantes para tu éxito o fracaso en tu misión.

Somos de Uds.
JCHB. Lic. Jorge Amador Chávez Bocanegra
Presidente Ejecutivo
C. C. Lic. Ana María Maimus de Chávez
Socia, Directora de Operaciones